Mentions légales

Les données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature font l’objet d’un traitement informatisé par la société Citadines SA, entité du groupe The Ascott Limited, en qualité de responsable de traitement dans les termes de la présente charte. Cette charte s’applique aussi bien aux candidats extérieurs au groupe The Ascott Limited qu’aux candidatures internes de salariés du groupe The Ascott Limited.

Quelles catégories de données sont collectées et traitées ? Seules des informations strictement nécessaires au processus de recrutement, à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous sont demandées pendant la phase de sélection. Citadines SA traite notamment vos noms, prénoms, adresse personnelle, numéro de téléphone, vos données relatives aux diplômes que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé, ainsi que toute information que vous communiquerez spontanément. La non-fourniture des données comportant un astérisque rendra impossible votre participation au processus de recrutement.

Citadines SA pourra enrichir votre profil avec des informations vous concernant collectées (i) lors de ses entretiens avec vous, qu’ils soient écrits, téléphoniques ou physiques et (ii) depuis les réseaux sociaux professionnels ou (iii) depuis toute source d’information publique, lorsque ces informations ne concernent pas votre vie privée, sont en lien avec le poste proposé et sont pertinentes à l’évaluation de votre candidature.

Dans le cas où votre candidature serait retenue ; Citadines SA vous demandera des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires et à la conclusion de votre contrat de travail. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, autorisation de travail etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

Quelles sont les finalités et bases légales du traitement de vos données ? Vos informations font l’objet d'un traitement informatique destiné à (i) la gestion du processus de recrutement et l’examen de votre candidature et (ii) l’accomplissement des formalités obligatoires, la conclusion du contrat travail et l’ouverture du dossier administratif des candidats retenus.

Les fondements juridiques des traitements sont (i), l’intérêt légitime à utiliser les données que vous communiquez pour évaluer votre candidature à un emploi et (ii) le respect des obligations légales pour l’accomplissement des formalités obligatoires afférentes aux candidats retenus.

Si vous y consentez, via la plateforme de recrutement, vos données pourront également être intégrées à une CVthèque, qui permettra à la société Citadines SA de vous proposer d’autres offres, le cas échéant. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en accédant à votre compte sur la plateforme.

Qui accède à vos données ? Seuls ont accès à vos données les responsables des services intéressés par votre candidature (chargés de recrutement, managers, etc.). En cas de recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre, aux organismes appropriés, certaines de vos données (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle). Vos données sont traitées de manière confidentielle et bénéficient de mesures de sécurité appropriées.

Citadines SA utilise le logiciel DigitalRecruiters, édité par la société BANKESS, qui agit en qualité de sous-traitant, pour diffuser des offres d’emploi (externes et internes), collecter les candidatures et gérer le processus de recrutements. BANKESS héberge vos données en France.

En cas de recrutement, Citadines SA utilise le logiciel XX, édité par la société XX, qui agit en qualité de sous-traitant, pour l’accomplissement des formalités obligatoires, la conclusion du contrat travail et l’ouverture du dossier administratif des candidats retenus. XX héberge vos données en France.

Si vous avez consenti au traitement de vos données dans la CVthèque, d’autres sociétés du groupe The Ascott Limited, y compris situées hors de l'Union Européenne, peuvent accéder à vos données traitées dans la CVthèque de Citadines SA, pour vous proposer le cas échéant des offres d’emploi. Citadines SA déclare avoir pris les mesures nécessaires à l’encadrement des transferts hors de l’Union Européenne et à la protection de vos données personnelles.

Quelle est la durée de conservation de vos données ? Les données des candidats retenus sont intégrées dans leur dossier administratif et sont conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci.

Les données des candidats non-retenus sont conservées à des fins probatoires afin de se prémunir notamment contre d’éventuelles actions pour discrimination,

pour une durée de deux ans à compter de l’ouverture du processus de recrutement.

Si vous avez consenti au traitement de vos données dans la CVthèque, en cas de candidatures externes, vos données sont conservées exclusivement en vue de vous proposer, le cas échéant, de nouvelles offres d’emploi, durant une période de 2 ans maximum après votre consentement à la collecte de vos données. Pour les candidatures internes, elles sont conservées jusqu’à la fin de leur relation de travail dans une entité du groupe The Ascott Limited .

Quels sont vos droits et comment les exercer ? Vous pouvez, à tout moment, accéder à vos données, vous opposer pour un motif légitime à leur traitement, et exercer vos droits de rectification et d’effacement de vos données en contactant le Délégué à la Protection des Données (DPO) du responsable de traitement à l’adresse suivante: dpo-eu@the-ascott.com. Si vous avez consenti au traitement de vos données dans la CVthèque vous disposez du droit de retirer à tout moment votre consentement et de vous opposer au traitement de vos données. Vous bénéficiez enfin du droit de demander que vous soient transmises l'ensemble des données personnelles vous concernant dans un format structuré.

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL, Commission Nationale Informatique et Libertés (www.cnil.fr).